Wedding Organizer: Tugas / Plus Minus / Tips Memilih • Sikatabis.com

Kesibukan para calon pengantin yang umumnya bekerja membuat jasa Wedding Organizer (WO) menjadi solusi dalam persiapan pernikahan. WO dapat menghandle beberapa list persiapan pernikahan yang membutuhkan banyak perencanaan.

Umumnya, WO membantu persiapan resepsi pernikahan. Sementara acara pemberkatan/akad nikah biasa diurus sendiri oleh calon pengantin. Namun, seiring banyaknya permintaan dari calon pengantin, beberapa WO juga turut memasukkan acara pemberkatan/akad nikah dalam paket jasanya.

Ilustrasi Wedding Organizer

Berikut kami jabarkan beberapa hal terkait wedding organizer yang bisa menjadi acuan Anda sebelum memutuskan memilih jasa WO sebagai perencana pernikahan Anda.

Tugas Wedding Organizer

Banyak hal yang ditangani oleh wedding organizer. Biasanya mereka memiliki pembagian tugas wedding organizer yang jelas dan terstruktur, terutama saat hari H acara pernikahan. Sebuah WO biasanya menugaskan 3-10 orang dalam sebuah acara pernikahan. Masing-masing orang memiliki tugas tersendiri yang sudah diatur dalam rundown.

WO memiliki tugas yang cukup banyak dan detail, mulai dari perencana konsep hingga penanggung jawab di hari H resepsi pernikahan. Berikut detail tugas wedding organizer di awal persiapan pernikahan hingga hari H acara pernikahan.

Perencana	Koordinator Menjelang Hari H	PJ Hari H Acara
Pemberi usul tema dan konsep pernikahan.	Perantara calon pengantin dengan berbagai vendor pernikahan dan pengisi acara.	Koordinator jalannya acara di hari H resepsi pernikahan agar semua berjalan sesuai rundown.
Perencana utama catering pernikahan dan keseluruhan dekorasi, termasuk dekorasi pelaminan.	Membuat rundown acara pernikahan dan koordinasi dengan MC.	Cek kesesuaian jumlah makanan catering pernikahan hingga atur waktu pengeluaran makanan catering.
Menyarankan pilihan vendor yang sesuai budget pernikahan.	Mengatur jadwal technical meeting dan gladi bersih.	Cek semua dekorasi pada hari H apakah sudah sesuai dengan keinginan calon pengantin.
Negosiasi dengan berbagai vendor terkait efektivitas biaya pernikahan (nego biaya nikah murah/minta potongan harga).	Berkoordinasi dengan panitia dari pihak keluarga terkait hal-hal yang lebih privat (letak/gembok angpao dan jatah catering pernikahan untuk VVIP/keluarga).	Koordinasi sesi foto grup. Koordinasi dengan fotografer dan videografer, atur antrian foto grup agar tetap tertib, strict pada jadwal waktu di rundown.

Persiapan Pernikahan yang Tidak Ditangani Oleh WO

Tugas wedding organizer di acara pernikahan seakan sudah mencakup semua list persiapan pernikahan. Namun, ada beberapa hal yang tetap perlu ditangani sendiri oleh calon pengantin tanpa harus melibatkan WO, yaitu:

Menentukan Total Anggaran Pernikahan
Booking Venue Pernikahan
Mengurus Dokumen Pernikahan

Plus Minus Memakai Jasa Wedding Organizer

Bagi Anda yang masih bingung menentukan memakai jasa WO atau tidak, berikut kami rangkum plus minusnya dalam sebuah tabel.

Plus	Minus
Menghemat waktu calon pengantin	Butuh budget yang cukup besar untuk sewa jasa WO
Mengurangi beban calon pengantin	Harus selektif memilih WO
Persiapan pernikahan lebih matang	Risiko tinggi saat salah memilih WO
Mendapatkan info vendor-vendor profesional dari WO (sudah terbiasa koordinasi sehingga tahu mengenai list vendor yang recommended)
Pengantin fokus pada acara pernikahan
Tanpa harus khawatir tentang berbagai hal seperti kesesuaian jumlah makanan catering, koordinasi dengan pengisi acara, dan antrean foto grup

Tips Memilih Wedding Organizer

Jika Anda sudah memutuskan untuk menggunakan jasa WO, pertimbangkan beberapa tips yang dapat membantu Anda dalam menyeleksi WO yang tepat. Berikut beberapa faktor yang perlu Anda pertimbangkan dalam memilih WO.

1. Sesuaikan dengan Kebutuhan Pesta

Wedding organizer biasanya memiliki penawaran paket pernikahan yang didasarkan pada budget pernikahan calon pengantin. Sesuaikan pilihan paket pernikahan dengan kebutuhan acara pernikahan Anda.

Jika ternyata paket yang ditawarkan WO ternyata di luar budget Anda, Anda bisa pertimbangkan ulang untuk memakai jasa wedding organizer. Pastikan juga WO fleksibel dalam dalam urusan pemakaian jasa di luar paket. Tanyakan hal tersebut di awal negosiasi agar tidak terjadi kesalahpahaman dengan pihak WO karena ada beberapa WO yang tidak melayani pemesanan di luar paket.

2. Profesional

Kriteria profesional sebuah WO yaitu:

Berpengalaman
Komunikatif dan ramah
Punya alur kerja yang cocok dengan Anda

3. Berpengalaman

Wedding organizer yang profesional memiliki banyak pengalaman dengan berbagai klien. Pilih WO yang direkomendasikan oleh teman/kerabat Anda. Pertimbangkan juga review klien yang pernah memakai jasa WO sebagai acuan Anda dalam memilih WO yang tepat. Perhatikan portofolio dari masing-masing WO dan bandingkan secara bijak sebelum memilih.

4. Komunikatif dan Ramah

Karena menjual jasa, kemampuan komunikasi orang-orang yang berada dalam sebuah WO menjadi pertimbangan penting yang harus Anda perhatikan. Pilihlah WO yang komunikatif tidak hanya kepada calon pengantin, tetapi juga memiliki hubungan yang baik dengan keluarga calon pengantin. WO yang profesional memiliki SDM yang komunikatif dan ramah dengan para klien beserta keluarganya yang berperan sebagai pemantau.

5. Punya Alur Kerja yang Cocok dengan Anda

Wedding organizer yang sudah populer dan memiliki banyak pengalaman belum tentu memiliki alur kerja yang sesuai dengan prinsip Anda. Carilah WO yang memiliki alur kerja yang cocok dengan Anda. Temukan chemistry yang kuat dengan tim WO dari segi komunikasi, cara kerja, hingga budget.

Kenyamanan dan rasa klik adalah hal yang banyak disepelekan calon pengantin dalam memilih jasa WO. Padahal, chemistry merupakan hal krusial yang harus Anda pertimbangkan sebelum memilih jasa wedding organizer.

6. Sesuai Budget

Memakai jasa wedding organizer berarti Anda harus menyiapkan budget tersendiri. Sisihkan budget pernikahan untuk jasa WO di awal persiapan pernikahan. Tentukan range budget Anda untuk pilih paket pernikahan yang ditawarkan oleh wedding organizer.

Biasanya wedding organizer memiliki paket-paket yang disesuaikan dengan budget klien. Pertimbangkan untuk memilih paket paling terjangkau dengan anggaran pernikahan Anda.

Baca Juga : Cara Pinjam Gampang + Cepat Cair

Keputusan Akhir Tetap di Tangan Pengantin

Munculnya jasa wedding organizer yang membantu para calon pengantin dari menyiapkan konsep pernikahan hingga mengatur acara di hari H resepsi pernikahan sangat membantu para calon pengantin. Namun, Anda harus menyadari bahwa semua keputusan akhir ada di tangan Anda dan pasangan Anda karena ini adalah acara pernikahan kalian.

Wedding organizer hanya berperan sebagai pemberi usul dan perantara Anda dengan para vendor pernikahan. Pada dasarnya, tugas WO hanya memudahkan proses terselenggaranya acara pernikahan, bukan sebagai konseptor tunggal tanpa campur tangan dari calon pengantin.